Avec le bureau virtuel, vous avez accès à un logiciel vous permettant de créer des groupes d'utilisateurs en leur concédant les permissions que vous souhaitez sur des documents, des agendas, des contacts, etc....  

L'administrateur du groupe détermine les droits d'accès pour chaque information, et décide également quels sont les membres du groupe qui sont autorisés à ajouter de nouvelles données, ou à modifier ou supprimer les données existantes. Il peut inviter de nouvelles personnes à rejoindre le groupe ou, à l'inverse, retirer des membres du groupe (lors de départs de personnel ou réaffectations par exemple).

Trois types de groupes sont disponibles: publics (ouverts à tous), fermés (envoi d'un e-mail de candidature à l'administrateur du groupe) ou privés (invitation par l'administrateur du groupe uniquement).