Lorsque vous devez expliquer, écouter, transmettre de l’information par écrit, questionner, consulter, convaincre, former, résoudre des problèmes…, vous communiquez ! Vos compétences en communication sont alors mises à l’épreuve.
Nos façons de communiquer ont été bouleversées par la mondialisation, la diversité culturelle et l’apparition des nouvelles technologies de l’information (TI). L’ordinateur personnel et le téléphone portable sont devenus des outils de travail indispensables. Le courriel a révolutionné les communications, épargnant ainsi temps et argent aux organisations. De nouvelles pratiques se sont installées au sein des organisations, le travail à distance remet en question le modèle des équipes dites traditionnelles. Il faut dorénavant composer avec des équipes virtuelles. Une équipe de travail virtuelle utilise principalement des technologies de l'information dans son travail quotidien et se trouve dans des lieux différents pour communiquer entre co-équipiers ou encore pour coordonner, planifier et exécuter un travail ou un projet.
Autrement dit, les 10 étapes pour améliorer l'efficacité de son équipe virtuelle
Pour y arriver, un certain nombre d'aspects sont à observer au sein de toute équipe virtuelle. Les éléments ci-dessous en sont quelques uns :
- Choisir ses co-équipiers en fonction de leur capacité à travailler avec les outils de travail collaboratif ou à s'approprier rapidement ses techniques
- S’assurer de posséder les bons outils informatiques afin que chaque équipier virtuel puisse établir rapidement des communications efficaces. Par exemple, les courriels permettent de communiquer de l’information et de recevoir des réponses rapidement et d’assurer un suivi ponctuel. Le bureau virtuel 7Cortex rassemble une suite d'outils interconnectés permettant aux utilisateurs de rester connectés avec les autres membres de leur équipe quelque soit leur matériel informatique. Tout (documents, calendrier, tâches, notes, wiki, forum, etc...) est centralisé dans un environnement hautement sécurisé et partagé entre les membres. C'est une véritable plateforme de communication, de classement, de sauvegarde et de gestion de projets. Cette plateforme intègre un système de gestion documentaire évolutif et permet ainsi à l'ensemble de l'équipe d'être dotée d'un dispositif d'échange de données informatisées, moyennant le respect d’un même format de données normalisées et en garantissant la sécurité des documents.
- Se doter de règles claires de fonctionnement en précisant les rôles de chacun, les objectifs à atteindre et les tâches à effectuer. A l'intérieur de ce même environnement commun, un outil performant (le wiki) est fourni pour exposer cette communication tout en conservant son aspect privé.
- Communiquer régulièrement avec les équipiers afin de maintenir l’intérêt et repréciser au besoin les objectifs et les tâches. Le téléphone, le fax, l'email, les Sms, le forum et bien sûr l'incontournable outil de conférence en ligne sont là des outils nécessaires pour garantir fluidité de toute communication. Ces communications vocale ou écrite doivent être conservées. Des additionnels au bureau virtuel 7Cortex sont pensés et personnalisés en fonction du corps de métier pour unifier et conserver ces éléments.
- Fournir à chaque membre de l’équipe toute l’information nécessaire sous forme de fichier virtuel : plan de travail, banques de données, etc. Chaque coéquipier disposera au sein de son bureau virtuel de la même information afin d’être sur la même longueur d’onde.
- Créer un sentiment d'appartenance et briser l'isolement en utilisant un système de web-conférence ou de conférence téléphonique. Ces outils sont des moyens efficaces d’établir des liens entre les membres et de renforcer la cohésion.
- Mettre en place des mesures de contrôle dans le but de suivre l’évolution de l’équipe virtuelle et d’éviter les pertes de temps et les dispersions inutiles en utilisant un tableau de contrôle des tâches conçu spécifiquement pour le corps de métier en fonction.
- Instaurer des mesures de reconnaissance en adressant à chacun des remerciements ou des félicitations et en diffusant les succès de l’équipe virtuelle.
- Recourir à des logiciels accessibles et faciles d’utilisation, comme Skype et 7Conference. Ces outils informatiques performants facilitent et encadrent les communications entre les membres de l’équipe virtuelle et permettent de réduire les frais de téléphonie traditionnelle.
- Songer à former un remplaçant pour garantir la continuité du projet. Nous ne sommes jamais à l'abri des aléas de la vie.